DIRECTORA DE ADMINISTRACIÓN

CPCC. KARLA SOLEDAD VÁSQUEZ SANTISTEBAN
DIRECTORA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Definición del cargo

El Director del Programa Sectorial II – Área de Administrativa,  es el profesional cuya labor consiste en Planificar, dirigir y coordinar actividades propias de un sistema administrativo de conformidad a la normatividad emanada del órgano rector correspondiente, coordinar y evaluar las actividades que realiza la Dirección a su cargo en la UGEL Utcubamba.

Funciones:

  • Cumplir y hacer cumplir las funciones asignadas al Área de Administración establecida en la normatividad vigente.
  • Asesorar al Director de la UGEL Utcubamba en asuntos de su competencia. Asimismo, a los directores de las instituciones, centros o programas educativos.
  • Coordinar con todas la áreas de la sede institucional para la conformación y conducción del equipo o equipos de trabajo de análisis, asesoramiento, formulación, ejecución y evaluación de la Política Educativa Institucional, Presupuesto, el Proyecto Educativo Local, el Plan Estratégico o Plan Operativo Institucional, Plan Anual de Trabajo o Plan Operativo de Área, Manuales, Cuadro de Asignación de Personal, Presupuesto Analítico de Personal, Memoria Anual, Reglamentos, Plan de Capacitación, Plan de Supervisión y Monitoreo, Informe de Actividades Mensuales, Informe Trimestral de Gestión; otros documentos de gestión.
  • Asesorar a las instituciones educativas, centros o programas educativos en la elaboración y ejecución de sus presupuestos.
  • Programar, coordinar, supervisar y evaluar las acciones ejecutadas por el personal del área a su cargo.
  • Participar en la formulación, ejecución y evaluación de todos los documentos de gestión de la Sede administrativa.
  • Dirigir la formulación de la Rendición de Cuentas y reportar al ente superior el respectivo informe.
  • Participar en la formulación de la Política Educativa Institucional y el Proyecto Educativo Local, así como en la evaluación de sus objetivos y metas.
  • Asesorar a las instituciones educativas, centros y programas educativos sobre recursos y presupuesto para la formulación, ejecución y evaluación del Proyecto Educativo Institucional, Proyectos Institucionales, el Plan Anual de Trabajo, Manuales, Memoria Anual, Reglamentos, Plan de Capacitación, Plan de Supervisión y Monitoreo e Informe de Trimestral y Final de Gestión..
  • Planificar, dirigir, coordinar, ejecutar, hacer cumplir y evaluar las actividades que realiza el Área a su cargo; articulado al Plan Operativo o Estratégico de la UGEL Utcubamba.
  • Coordinar con el Área de Gestión Institucional sobre la formulación del Presupuesto de Bienes y Servicios de  la Sede Institucional, instituciones educativas, centros o programas educativos.
  • Revisar y firmar los informes de ejecución presupuestaria y propuestas de modificación de los calendarios de pagos, las solicitudes de giros, las cartas orden electrónicas, firmar en el sistema SIAF – SP los giros sin cheque, la relación de retenciones, la relación de cheques anulados, los compromisos de pago, los cheques y las constancias. Así como el Cuadro de Adquisiciones de Suministros y el Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles.
  • Disponer la formulación y visar los proyectos de resoluciones sobre aspectos financieros, contables y las relacionadas con las acciones de personal del ámbito de la UGEL Utcubamba.
  • Autorizar los pagos, a cuenta de los Fondos Para Pagos en Efectivo.
  • Participar en la estructuración y actualización del Presupuesto Analítico de Personal (PAP) de la Sede Administrativa e instituciones educativas en coordinación con el encargado de Finanzas del Área de Gestión Institucional.
  • Participar en la estructuración y actualización del Presupuesto Analítico de Personal (PAP) de la Sede Administrativa e instituciones educativas en coordinación con el encargado de Finanzas del Área de Gestión Institucional.
  • Supervisar las conciliaciones bancarias y extractos bancarios.
  • Supervisar los estados documentados de deudas, devengados y otros afines, a los administrados y terceros del ámbito de la UGEL Utcubamba.
  • Estudiar y calificar expedientes con el especialista o técnico correspondiente.
  • Llevar la información actualizada de plazas vacantes de las instituciones educativas, centros o programas educativos del ámbito la UGEL Utcubamba. Asimismo, del personal de la sede.
  • Organizar e implementar las acciones de seguridad, mantenimiento y conservación de la infraestructura, las instalaciones, equipos, vehículos y materiales de la sede de la UGEL Utcubamba.
  • Administrar al personal, los recursos materiales, financieros y patrimoniales de la sede; cumplir con los procesos técnicos de los sistemas de personal, abastecimiento, contabilidad y tesorería y asesorar la aplicación de los mismos en las instituciones educativas, centros o programas educativos, de acuerdo a las normas establecidas.
  • Participar en las Comisiones de Licitación Pública y Concurso Público de Precios y supervisar las adquisiciones directas.
  • Revisar y firmar los informes mensuales, sobre Control de Asistencia y Puntualidad, del personal de la sede de la UGEL
  • Firmar y visar las planillas únicas de remuneraciones.
  • Autorizar las Adquisiciones Directas de menor cuantía.
  • Solicitar a las demás direcciones de las áreas de UGEL Utcubamba los avances y resultados después de hacer uso de los recursos del estado.
  • Velar por el cumplimiento de la actualización de la base de datos del registro escalafonario, el inventario de bienes patrimoniales y el acervo documental, de la sede institucional, de las instituciones educativas, centros o programas educativos a su cargo.
  • Supervisar la conciliación de la información contable, administrativa y presupuestal del ejercicio fiscal, en los niveles administrativos y plazos correspondientes.
  • Efectuar todos los meses en coordinación con los responsables de planillas, el especialista y el técnico en personal, el tesorero, el responsable del Aplicativo Informático para el Registro Centralizado de Planillas y Datos de los Recursos Humanos del Sector Público, las revisiones minuciosas, integrales respecto a las planillas de remuneraciones, pensiones y retribuciones a su cargo.
  • Supervisar, dar el visto bueno y firmar en forma mensual el sustento de los movimientos efectuados en el SUP, (Sistema Único de Planillas) del personal activo.
  • Programar, coordinar, ejecutar y evaluar las acciones de capacitación y actualización del personal directivo y administrativo de la sede de la UGEL Utcubamba y de las instituciones educativas, centros y programas educativos de la jurisdicción.
  • Revisar y firmar los informes periódicos sobre el control de asistencia y puntualidad del personal de la UGEL Utcubamba.
  • Revisar y refrendar el Cuadro de adquisiciones y de suministro de bienes muebles y los inventarios de los bienes inmuebles de la UGEL Utcubamba.
  • Disponer la formulación y visar y/o firmar proyectos de resoluciones sobre aspectos de carácter financieros, contables y movimiento de personal que se procesan  en el área.
  • Coordinar, supervisar, controlar y evaluar las acciones relativas a la elaboración, proceso y emisión de planillas de remuneraciones, pensiones, incentivos, beneficios, bonificaciones, provisiones
  • Conformar y dirigir el equipo de verificación y control de pago de planillas de remuneraciones y pensiones.
  • Coordinar con los directores de las  instituciones  educativas, centros o programas educativos, la distribución de recursos, materiales, bienes y servicios, así como el pago de las remuneraciones.
  • Coordinar para la dirección técnica de las acciones de mejoramiento del local de la Sede, con el Área de Gestión Institucional, a través del responsable de infraestructura y equipamiento.
  • Revisar y aprobar las inventarios generales de bienes en uso, por lo menos una vez al año.
  • Emitir opiniones técnicas sobre normas y dispositivos legales referentes al sistema de su competencia.
  • Administrar y controlar los fondos provenientes de diversas fuentes tales como: donaciones, regalías y diversas actividades como externas e internas en las que se obtengan ingresos producto de inscripciones u otras modalidades.
  • Entregar los vehículos a los usuarios que disponga el Director de la UGEL Utcubamba, previo inventario detallado de las partes y el estado del vehículo. Acción a efectuarse en coordinación con el Especialista Administrativo III-Abastecimiento
  • Dotar mensualmente de combustible por vehículo, tomando en cuenta las necesidades existentes y la disponibilidad presupuestal, de acuerdo a una medida de consumo mensual del vehículo y en concordancia con las funciones que cumplen los usuarios de las áreas de la UGEL Utcubamba. Acción a efectuarse en coordinación con el Especialista Administrativo III-Abastecimiento
  • Formular directivas, reglamentos respecto a bienes y servicios para darles un buen uso y trato a los recursos del Estado. Asimismo solicitar informes de pérdidas y deterioros de bienes y acervos documentarios para su esclarecimiento y reposición según sea el caso.
  • Cumplir con la recepción y entrega del cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (vacaciones, culminación de servicios y otros).
  • Otras funciones que se le asigne o encargue el Director o Jefe inmediato.