UGEL UTCUBAMBA
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TRÁMITE DOCUMENTARIO

PROF. IRIS RUIZ DÍAZ
RESP. TRAMITE DOCUMENTARIO
TELÉFONO: 943484873

Definición del cargo

El Especialista Administrativo III - Trámite Documentario, es el profesional responsable de la organización, dirección y control de la oficina de Trámite Documentario, así como del asesoramiento de los servicios y equipos. Se interrelaciona y coordina acciones con todas las áreas de la Sede.

Funciones
  • Proponer alternativas para la organización y control de los equipos o servicios de Trámite Documentario y de Actas y Certificados.
  • Dirigir el servicio de Mesa de Partes y Archivo, teniendo en cuenta los procesos:
- Recepción, registro, foliación, clasificación y distribución, de los documentos que ingresan o son derivados.

- Registro, codificación y distribución de las Resoluciones y otros documentos.
  • Atender y orientar oportunamente al usuario referente a la gestión de sus solicitudes o peticiones.
  • Organizar, conservar, depurar y custodiar el archivo que corresponde a Trámite Documentario (Resoluciones, Informes, proyectos) y de Actas y Certificados.
  • Coordinar con Asesoría Jurídica la revisión de proyectos de resoluciones, directivas, instructivos y otros, antes de emitir oficialmente éstos.
  • Coordinar con Secretaría el procesamiento de expedientes que llegan a Dirección de la entidad.
  • Preparar documentos por encargo y emitir opinión sobre asuntos que le derivan.
  • Brindar asesoramiento y absolver consultas en asuntos de su competencia.
  • Expedir, visar, autenticar, documentos preparados por los equipos a su cargo o que obran en el archivo general como:

-  Informes técnicos sobre casos específicos.

- Copias de documentos del archivo como: Resoluciones, expedientes  evaluados, etc.
  • Orientar y controlar la certificación y autenticación de copias de documentos originales que obran en el archivo general de la UGEL Utcubamba.
  • Participar en reuniones de trabajo y otras en representación del Director o por su cargo.
  • Adecuar y difundir las normas de Trámite Documentario, Actas y Certificados, Títulos, etc.
  • Mantenerse actualizado respecto a información normativa emitidas por el Ministerio de Educación y sus instancias descentralizadas, y coordinar con el Director de la Entidad sobre las acciones a realizar.
  • Expedir a solicitud del usuario copias certificadas de las Resoluciones Directorales de la UGEL Utcubamba y otros documentos que obran como antecedentes en el archivo.
  • Despachar las comunicaciones oficiales (reservadas y confidenciales) o particulares requeridas para su decisión o informe específico.
  • Elevar los recursos administrativos y sus recaudos hacia las instancias superiores previo Dictamen Legal del Órgano de Asesoría Jurídica.
  • Proporcionar la información y documentación a los usuarios en el marco de la Ley de Transparencia y acceso a la información Pública.
  • Promover y participar en coordinación con el Área de Gestión Institucional en la racionalización de procedimientos y trámites.
  • Coordinar con la Dirección y los Órganos de Línea el trámite oportuno y la conservación de los expedientes que se generen.
  • Difundir y capacitar al personal de la UGEL Utcubamba y de las Instituciones Educativas en materia de trámite documentario y archivo.
  • Preparar documentos por encargo y emitir opinión sobre asuntos que le derivan.
  • Verificar y/o observar las resoluciones  antes de enumerarlas y registrarlas. Coordinando para ello con la dirección del área inmersa.
  • Elaborar e informar oportunamente sus documentos de gestión como: Plan Anual de Trabajo, Reporte de Actividades Mensuales e Informe Trimestral de Gestión.
  • Preparar e informar de manera consolidada y oportuna sus documentos de gestión y de cada trabajador a su cargo: Plan Anual de Trabajo, Reporte de Actividades Mensuales e Informe Trimestral de Gestión. Asimismo, participar activamente en la elaboración del Plan Anual de Trabajo o Plan Operativo de Área de Dirección.
  • Coordinar sobre la gestión de la documentación del Archivo General de la UGEL Utcubamba.
  • Elaborar e informar al Órgano de Control Institucional los formatos de cumplimiento de la normativa relacionada al TUPA y a la ley del silencio administrativo-Ley N° 29060, y de seguimiento de declaraciones juradas (DJ) para acogimiento al Silencio Administrativo Positivo (SAP). Es decir, hacer el seguimiento y control de: documentos recibidos, derivarlos al área o comisión correspondiente, atención o respuesta de éstas, y contestar o entregar a los usuarios sobre su trámite. 
  • Coordinar con las áreas de la UGEL Utcubamba para que actúen de acuerdo al TUPA y otras normas específicas de procedimientos administrativos, pues todo documento recepcionado por Trámite Documentario, debe ser respondido o contestado por el mismo trámite documentario.
  • Depurar anualmente los archivos con sus documentos sustentatorios y entregar a Archivo General de la UGEL Utcubamba.
  • Elaborar la estadística de sus acciones o actividades relevantes de productividad.
  • Organizar y mantener el orden, limpieza y ambientación de los materiales y equipos a su cargo y de la oficina; así como el cuidado y conservación de los mismos.
  • Elaborar de manera coordinada proyectos de resoluciones de su competencia, así como de otros tipos de documentos.
  • Cumplir con la recepción y entrega del cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (vacaciones, culminación de servicios y otros).
  • Otras funciones que se le asigne o encargue su Director o Jefe inmediato.